Eventguide

Kom godt i gang 

Der er mange ting, at overveje når I skal afholde et event. Derfor har Nakskov2030 lavet denne eventguide med de vigtigste punkter, som er gode at huske på, når I afholder events med støtte fra Eventpuljen for eksempel myndighedsgodkendelser og de mere praktiske aspekter ved afholdelse af events så som adgang til strøm, organisering af renholdelse under og efter arrangementet etc. 

Lolland Kommunes arrangørguide hjælper jer på vej 

I Lolland Kommunes arrangørguide kan I få svar på disse ting ligesom I kan finde svar på, hvor I kan søge efter frivillige til at hjælpe med at afholde eventet. I kan se arrangørguiden lige her Arrangørguide Kommune (lolland.dk) 

Hvor skal eventet holdes? Valg af lokation

Der er flere steder i Nakskov, hvor det er muligt at afholde events. Her kan I læse om flere af stederne, samt hvordan man søger om tilladelse til anvendelse af lokationen. 

Lolland Kommune ejer de fleste af byens offentlige arealer. I Nakskov skal man søge om tilladelse hos Lolland Kommune til at låne arealer til events. Nogle arealer er reserveret langt ud i fremtiden. Ved enkle events er sagsbehandlingstiden normalt 14 dage, men ofte kortere. Ved større arrangementer, hvor der for eksempel er behov for at afspærre trafikken eller sætte podie, scene, telt op mv. er sagsbehandlingstiden ofte længere. Søg derfor altid i god tid. 

For at få tilladelse til at afholde et event på et af kommunens arealer skal I ansøge Lolland Kommune, Park og Vej om lov til at bruge arealet. Se mere her: Benyttelse af offentligt areal i Lolland Kommune

Større telte og scener som anvendes til offentligt formål, skal som oftest have en byggetilladelse. Du kan finde nærmere information om, hvornår du skal søge byggetilladelse til opstilling på lolland.dk/byggeri under fanen ”Telte og andre transportable konstruktioner”. Ansøgningen behandles som en byggesag, og Lolland Kommune opkræver betaling for behandling af byggesager. Der afregnes efter timeforbrug.

Events og arrangementer skal være åbne for offentligheden og af almen interesse for offentligheden. Arealer udlånes ikke til private arrangementer. Ved arealer, der ikke er offentligt ejet, skal der søges tilladelse direkte hos ejeren af arealet

Bymidten

I bymidten er der forskellige muligheder for at afholde events. For eksempel har Axeltorv været anvendt til mange store og små arrangementer i løbet af året. Der har blandt andet været afholdt koncerter samt juletræstænding og meget mere. På Torvet er det muligt at få koblet strøm på. Dog vil der være en udgift forbundet med dette.

Nakskov Havn

Skal eventet afholdes på Nakskov Havn er det en god ide også at kontakte Havnen. Havnen har været hjemsted for afholdelsen af flere forskellige events. Senest Lys over Lollands lysevent samt koncerter mv.

Hestehovedet

I kan også afholde events på Hestehovedet. På Hestehovedet har der for eksempel været afholdt familiedag, Fjorddage samt forskellige koncerter.

Markedsføring af events

Der er flere gode tips til, hvordan man synliggør sit event.

• Arrangementskalendre (Gratis) 
• Annoncering
• Digital markedsføring
• Bliv synlig hos Nakskov 2030

Arrangementskalendre (Gratis) 

Det er en god ide at oprette eventet i de eksisterende kulturkalendre. Det er gratis at oprette events. Det er nemt og hurtigt, og I opretter jer samtidig i en arrangementsdatabase, der medfører synlighed flere steder, hvor man ikke normalt ville være synlig.

• Kultunaut – landsdækkende database og også kendt i nabolandene.
• Lolland Kommunes onlinekalender ’Det sker på Lolland’: Kalenderen er lavet i samarbejde med KultuNaut og indeholder en række funktioner, som hjælper dig og din forening med at synliggøre dit arrangement til en bred målgruppe.

Annoncering

Det er en god ide at vurdere eventet i forhold til annoncering. Vurdér hvor stort eventet bliver, og hvilken målgruppe gæsterne er. Skal der annonceres lokalt, regionalt, nationalt eller temabaseret?

En god måde at blive mere synlig lokalt er at annoncere i de lokale medier. Både med trykte annoncer eller med radio-spots. Det er også en god ide at tage kontakt til en lokal journalist omkring dit event.

Steder hvor I kan annoncerer: 

• Ugeavisen Lolland
• Folketidende
• Radio Sydhavsøerne

Digital markedsføring

En vigtig del af markedsføringen er at være synlig på de digitale medier.

Brug de sociale medier til at fortælle historien om eventet og del det med dine venner og venners venner. Både før, under og efter afholdelsen af eventet.

Bliv synlig hos Nakskov 2030

Hos Nakskov 2030 har vi mange besøgende, der stopper op for at høre om, hvad der sker i Nakskov. Vi har plads til flyers, og vi vil også gerne modtage det digitalt på mail, som vi kan poste på Nakskov 2030's Facebookside. Det er en god og nem måde at få kommunikeret eventet ud.

Anvend Nakskov 2030's logo i din markedsføring 

Når du får støtte til dit event af Eventpuljen skal du anvende Nakskov 2030’s logo i din markedsføring af dit event. Du kan finde Nakskov 2030’s logopakke her. Bemærk at Nakskov 2030 har tre forskellige farver, som knytter sig til de tre områder Bymidten, Hestehovedet og fjorden samt Havnen. Du skal anvende den farve, som passer til lokationen for dit event.

Holdes dit event i Bymidten, så skal du anvende det røde logo.

Holdes dit event på Hestehovedet og fjorden, så skal du anvende det grønne logo.

Holdes dit event på Havnen, så skal du anvende det blå logo.

Afslutningen på dit event 

Sørg for at passe på det sted som I afholder eventet på. Ryd ordentlig op, bortskaf affald, og tjek om der er sket skader. Er der sket skader på stedet, eller er der ikke ryddet ordentlig op, bliver udbedring af skader for jeres regning.

Målet med en god afleveringsforretning er selvfølgelig, at alle har lyst til arbejde sammen en anden gang.

Når eventet er afholdt er det hensigtsmæssigt at sige ordenligt tak for hjælpen og farvel til alle der har bidraget til afholdelsen af eventet – samarbejdspartnere, kunder, sponsorer, frivillige med flere.

Til inspiration kan det være en god ide at sende et nyhedsbrev ud et par dage efter eventet er afholdt med billeder og tak. Brug også egen hjemmeside eller de sociale medier til, at sige tak til alle de kræfter, der har hjulpet med, at realisere og sikre afholdelse af eventet.

Evaluering

Sørg for at evaluere hele eventet fra start til slut. Det giver en god og nem start, næste gang man vil afholde et event. Se Lolland Kommunens arrangørguide igennem og notér gode og dårlige ting under hver kategori.